Fungsi Penting Notula Dalam Rapat

Fungsi Penting Notula Dalam Rapat

 

Fungsi Penting Notula Dalam Rapat, Dalam jalannya rapat, jika dilakukan dengan meeting management yang baik, tentunya akan menghasilkan pula catatan rapat atau notula yang sistematis dan menyeluruh. Di era ini segala sesuatu dituntut untuk ditangani secara cepat dan tepat, maka tak mengherankan jika para pemilik dan pemimpin perusahaan sekarang ini sangat menghargai keterampilan membuat catatan rapat atau notula dibandingkan sebelumnya. Catatan rapat atau notula merupakan sebuah catatan permanen yang berisi tentang hal-hal yang telah diputuskan, tindakan apa yang harus diambil, siapa yang melaksanakan dan kapan hal itu akan dilakukan. Notula merupakan catatan singkat mengenai jalannya persidangan atau rapat serta hal yang dibicarakan dan diputuskan di dalamnya. Penyusunan notula ini sangat penting untuk mengetahui hasil suatu rapat dan sebagai dokumentasi kegiatan rapat. Notula mencakup ringkasan tentang jalannya rapat dari awal sampai akhir, misalnya hal-hal yang dibicarakan dan keputusan yang dibuat dalam rapat. Isi dari notula bersifat ringkas, padat, sistematis, dan menyeluruh.

Berikut ini merupakan beberapa fungsi notula yaitu :

1. Alat Bukti

Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan sebagai bahan pembuktian di pengadilan. Contoh : pendaftaran suatu organisasi, bila ada perubahan bentuk atau penutupan suatu organisasi, membuktikan adanya pelaksanaan tugas tahu atau tidak dilaksanakan tugas tersebut.

2. Sumber Informasi Untuk Peserta Rapat Yang Tidak Hadir

Meskipun peserta berhalangan menghadiri rapat, sebaiknya peserta yang tidak hadir tersebut tetap mengetahui materi rapat yang dibahas dan mengetahui hasil rapat.

3. Pedoman Untuk Rapat Berikutnya

Rapat terdahulu yang memerlukan tindak lanjut, direlisasikan dalam rapat berikutnya sehingga notula dapat dijadikan sebagai pedoman untuk rapat berikutnya.

4. Alat Pengingat Untuk Peserta Rapat

Biasanya setelah pembukaan rapat, dibacakan notula hasil rapat sebelumnya sehingga dapat mengingatkan kembali kepada para peserta rapat.

5. Dokumen

Notula sebagai dokumen sehingga harus disusun dengan rapi menurut kronologis dan dijilid secara rapi lalu disimpan dengan baik sesuai dengan sistem pengarsipan.

6. Alat Untuk Rapat Semu

Rapat semu adalah rapat yang tidak pernah dilaksanakan atau rapat fiktif. Pada saat menyususn notula biasanya dikonsultasikan terlebih dahulu kepada ahli hukum.

Pembuat notula atau yang disebut dengan notulis harus dapat bersifat objektif atau tidak memihak, ia tidak boleh menuangkan gagasan-gagasan yang dimilikinya ke dalam notula, pembuat notula harus murni berdasarkan pembicaraan dalam rapat. Tanggung jawab penulisan notula menjadi tanggung jawab seorang notulis, sementara tanggung jawab isi ada pada pemimpin rapat. Merupakan tindakan yang bijaksana, bila sebelum menandatangani notula, seorang pemimpin rapat membaca terlebih dahulu secara teliti.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *