Konsep Dasar Penyusutan Arsip

Mungkin gambar teks yang menyatakan 'BEKANAKA "EKANAKA SEKANAKA DEKANA DEKANAKA SEKANAKA ARSIP /arsip/ >EKANAKA (n) dokumen tertulis (surat, akta, dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah, dan sebagainya), atau bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dan sebagainya), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi. www.pelatihan-sdm.net (0274) 5016111 @kanktrainng Sumber:htps://kbbi.web.id/arsip (kata benda) .com/kanakatraining Kanaka Training'

Konsep Dasar Penyusutan Arsip

 

Penyusutan arsip merupakan suatu kegiatan mengurangi volume arsip dengan cara memindahkan, memusnahkan, dan menyerahkan. Penyusutan arsip tersebut memiliki kedudukan yang sangat penting terkait dalam efisiensi dan efektivitas manajemen kearsipan. Konsep dasar penyusutan arsip merupakan salah satu dasar untuk memahami dan mendalami penyusutan arsip melalui suatu definisi yang disepakati oleh para ilmuwan, organisasi profesi dan peraturan perundang-undangan. Dalam kehidupan sehari-hari istilah penyusutan barangkali sudah tidak asing di telinga setiap orang. Ketika memiliki barang-barang rumah tangga yang melimpah dan sudah tidak lagi sering digunakan, sementara tempat untuk menyimpannya terbatas, tentu akan segera mengambil langkah untuk mengatasinya.

Dalam penyusutan arsip terdapat 3 (tiga) macam yaitu :

1. Pemindahan Arsip
Pemindahan arsip yaitu pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah atau central file (contoh: bagian akademik, bagian produksi, bagian hukum, dan lain-lain) kepada pusat arsip atau records center (contoh: Pusat Arsip Fakultas Peternakan UGM, Pusat Arsip Kemdikbud, dan lain-lain).

2. Penyerahan Arsip
Penyerahan arsip yaitu penyerahan arsip statis dari pusat arsip atau records center kepada lembaga kearsipan seperti lembaga kearsipan pusat (ANRI), lembaga kearsipan provinsi (misal: Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah/BPAD), lembaga kearsipan kabupaten/kota (misal: Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah/KPAD), dan lembaga kearsipan perguruan tinggi (Arsip Universitas).

3. Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip yaitu kegiatan memusnahkan arsip yang sudah tidak bernilai guna atau habis masa retensinya. Arsip yang dapat dimusnahkan adalah arsip yang tidak memiliki nilai guna dan telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan jadwal retensi arsip (JRA).
Setiap organisasi atau perusahaan perlu melakukan penyusutan arsip, karena tentu dalam kegiatan perusahaan tidak terlepas dari kegiatan administrasi. Kegiatan administrasi ini menghasilkan suatu arsip yang hakikatnya merupakan catatan atau rekaman informasi dari suatu kegiatan. Dengan banyaknya volume arsip yang ada di perusahaan, akibatnya terjadi penumpukan arsip apabila tidak dilakukan pengelolaan secara baik.

Dari sinilah dapat diketahui bahwa terdapat beberapa tujuan adanya penyusutan arsip dalam berbagai aspek.

1. Dari Segi Administrasi
Penyusutan arsip bertujuan untuk menghindari mencampuradukkan arsip aktif dan inaktif, menghemat biaya dan tempat, memantapkan pemeliharaan arsip yang bernilai permanen dan penting, memudahkan dalam pencarian kembali arsip, dan memudahkan pengiriman arsip ke nasional.

2. Dari Segi Ilmiah
Tujuan penyusutan arsip dari segi ilmiah yaitu membantu para ilmuan mengadakan penelitian, terutama arsip-arsip yang sudah mencapai masa statis.

3. Dari Segi Umum, tujuan penyusutan arsip adalah:
Penyusutan arsip dari segi umum ialah untuk efisiensi dan efektifitas pengelolaan arsip (penghematan), menjamin ketersediaan arsip yang benar-benar bernilai guna (pendayagunaan), menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban sosial (pengawasan dan penyelamatan bahan bukti, dan memenuhi persyaratan hukum.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *