Pahami Pembagian Jenis-Jenis Arsip
Pahami Pembagian Jenis-Jenis Arsip
Pengelolaan arsip dapat dilakukan baik secara manual (manual filing system) maupun menggunakan komputer (electronic filing system), agar menjadi suatu informasi yang dapat dipakai sebagai dasar dalam pengambilan keputusan. Penataan arsip yang baik dan benar baik akan mempermudah dalam penemuan kembali, sehingga ketika arsip dibutuhkan dalam pengambilan keputusan, arsip tersebut dapat segera ditemukan. Kearsipan merupakan suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan serta penyimpanan data dan informasi menurut sistem tertentu. Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), pengertian arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan.
Terdapat pembagian jenis-jenis arsip, diantaranya :
1. Arsip Menurut Subjek atau Isinya
Penggolongan arsip menurut subjek atau isinya, diantaranya yaitu :
- Arsip Keuangan (Financial Record)
- Arsip Inventaris (Inventory Record)
- Arsip Kepegawaian (Personal Record)
- Arsip Pejualan (Sales Record)
- Arsip Produksi (Production Record)
2. Arsip Menurut Bentuk dan Wujud Fisiknya
Penggolongan arsip menurut bentuk dan wujud fisiknya, lebih didasarkan pada tampilan fisik arsip yang digunakan dalam merekam suatu informasi. Diantaranya yaitu :
- Surat
- Pita rekaman
- Mikrofilm
- Disket
- Compact disk
- Flash disk
3. Arsip Menurut Nilai Gunanya
Penggolongan arsip menurut nilai gunanya, diantaranya yaitu :
- Arsip bernilai informasi
- Arsip bernilai administrasi
- Arsip bernilai hukum
- Arsip bernilai sejarah
- Arsip bernilai ilmiah
- Arsip bernilai keuangan
- Arsip bernilai pendidikan
4. Arsip Menurut Sifat Kepentingannya
Penggolongan arsip menurut sifat kepentingannya, diantaranya yaitu :
- Arsip tidak penting
- Arsip biasa
- Arsip penting
- Arsip sangat penting (vital)
- Arsip rahasia
5. Arsip Menurut Fungsinya
Penggolongan arsip menurut fungsinya diantaranya yaitu :
- Arsip dinamis
Arsip dinamis dibagi menjadi 3 jenis yaitu :
- Arsip aktif
- Arsip inaktif
- Arsip vital
2. Arsip statis
6. Arsip Menurut Tempat atau Tingkat Pengolahannya
Penggolongan arsip menurut tempat atau tingkat pengolahannya diantaranya yaitu :
- Arsip pusat
- Arsip unit
7. Arsip Berdasarkan Tingkat Keasliannya
Penggolongan arsip menurut tingkat keasliannya diantaranya yaitu :
- Arsip asli
- Arsip tembusan
- Arsip salinan
8. Arsip Menurut Kekuatan Hukum atau Legalitas dalam Hukum
Penggolongan arsip menurut kekuatan hukum atau legalitas dalam hukum diantaranya yaitu :
- Arsip autentik
- Arsip tidak autentik
