Pahami Susunan Notula Rapat Yang Benar

Pahami Susunan Notula Rapat Yang Benar

 

Pahami Susunan Notula Rapat Yang Benar, Notula adalah naskah dinas yang membuat catatan berjalannya acara atau kegiatan mulai dari pembukaan, pembahasan masalah, sampai dengan pengambilan keputusan dan penutupan. Yang mencatat notula disebut dengan notulis. Notula dibuat setelah rapat dilakukan, dilihat dari proses terjadinya, maka pembuat notula harus berada di tengah rapat sehingga ia dapat menangkap nuansa atau suasana rapat dengan baik dan menuliskannya. Biasanya pembuatan notula diserahkan kepada sekretaris atau dapat pula pihak lain yang ditunjuk dalam rapat. Seorang sekretaris yang ditunjuk untuk menjadi notulis diharuskan membuat ringkasan berupa catatan apa saja yang telah dibahas dalam sebuah meeting. Setelah notula tersebut disusun, disetujui oleh pemimpin, selanjutnya notula rapat tersebut dibagikan ke peserta rapat. Seperti halnya sebuah surat, notula rapat juga memiliki susunan agar rapi dan mudah untuk dipahami. Notula rapat sekurang-kurangnya berisikan :

  1. Tujuan kegiatan.
  2. Pikiran-pikiran yang akan dibahas dalam kegiatan.
  3. Saran dan keputusan dalam kegiatan.
  4. Waktu pelaksanaan.
  5. Pihak-pihak yang hadir dalam kegiatan.

Dalam menulis notula, seorang notulis tidak boleh asal menulis. Ada hal-hal yang harus diperhatikan agar notula dapat terangkai secara jelas, padat, ringkas, dan sistematis.

Berikut ini susunan notula rapat yang benar yaitu :

1.Bagian Kepala Notula

Kepala notula terletak di bagian atas sebuah notula. Kepala notula merupakan bagian-bagian yang pertama kali harus diingat dalam penulisan tanpa tertinggal. Adapun kepala notula terdiri atas :

  • Tema yang akan dibahas.
  • Hari dan tanggal rapat dilaksanakan.
  • Waktu pelaksanaan rapat.
  • Tempat pelaksanaan rapat.
  • Unsur-unsur yang terlibat dalam rapat, yaitu : ketua dan wakil ketua, sekretaris, notulis, dan peserta rapat.

2. Bagian Isi Notula

Isi notula merupakan suatu bagian dari sususnan notula yang isinya berupa hal-hal yang dianggap penting dalam rapat, tanpa ada yang tertinggal. Isi notula terdiri dari susunan acara rapat, sambutan-sambutan, hal-hal yang dibahas dalam rapat, pembahasan diskusi, serta hasil keputusan rapat. Dalam menulis hal-hal yang dibahas dalam rapat, notulis tidak perlu mencatat semuanya, hanya hal-hal yang penting saja dan memiliki pengaruh dalam jalannya rapat, misalnya usulan, tanggapan, dan hasil keputusan.

3. Bagian Penutup Notula

Bagian penutup notula merupakan penulisan atau penjelasan tentang hal-hal yang berada pada akhir penulisan notula. Namun, walaupun letaknya diakhir, pengertian dan kedudukannya sangat penting dalam penulisan notulen. Penutup notula juga dapat berisikan tanda tangan notulis dan pemimpin rapat. Tanda tangan ini merupakan bukti bahwa notula sudah sesuai dengan hasil rapat. Terakhir, dapat ditambahkan daftar peserta yang hadir dalam rapat tersebut.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *